El factor que más afecta al contenido de una reunión es quién organiza la reunión. Cuando uno empieza a trabajar, es frecuente pensar en las reuniones como espacios de tiempo en los que unas personas concretas se reúnen y hablan de lo que necesiten hablar. Esta concepción de las reuniones no se corresponde con la realidad. Una reunión se convoca con un objetivo. Una persona o grupo de personas organizan una reunión con el objetivo de obtener una información, compartir una información o discutir un tema para formar un consenso. Las personas invitadas y el tiempo de la reunión están subordinados al objetivo de la reunión. Esta preconcepción falsa posiblemente venga de no ser consciente de que las reuniones tienen un objetivo, porque las reuniones son algo que organizan otras personas y a las que uno asiste.

Es frecuente en una empresa que existan reuniones periódicas. Reuniones diarias por la mañana con el equipo más cercano, reuniones semanales con compañeros más lejanos, pero con los que también es necesario comunicar, etc… Estas reuniones son las que es fácil ver como espacios de tiempo en los que el equipo que hace tal cosa se reúne y habla sobre lo necesario para hacer esa cosa. Sin embargo, estas reuniones también tienen organizador, propósito y a menudo estructura. Es frecuente que las reuniones diarias sean organizadas por el jefe de sección que gestiona de forma directa al equipo, y que la estructura de la reunión sea que cada miembro del equipo diga lo que hizo el día anterior. El objetivo de esta reunión es que los miembros del equipo comuniquen al jefe información sobre

de sus tareas. De la misma forma, una reunión de producción tiene el mismo propósito. El tema a discutir es el progreso en las tareas, no los pormenores de su ejecución. Se comunican avances, se avisa de posibles atrasos, se concretan entregables y se gestionan fechas de entrega. El lenguaje es el del campo de la producción, no el de las distintas disciplinas que integran lo que sea que esté siendo producido. Las reuniones diarias operan también en gran medida como reuniones de producción.

Una reunión de producción suele tener una duración planificada para llevar a cabo esta recolección de información y posibles comunicados verticales, con un pequeño margen para cosas que se pueden discutir inmediatamente. La estructura de comunicación es mayormente de cada uno con el productor, pero no de los diferentes asistentes entre ellos. No es un buen lugar para que dos equipos que necesitan discutir un tema o comunicar entre ellos lo hagan, porque no hay tiempo y esa conversación potencialmente duraría demasiado y haría perder mucho el tiempo a la mayoría de asistentes, entre ellos la gente de producción que ha organizado la reunión.

Cuando dos personas o equipos tienen que comunicar una información compleja entre ellos (algo que no quepa en un email), discutir un tema o alcanzar un consenso, es frecuente para gente que lleva poco tiempo trabajando el planear hacerlo en la próxima reunión periódica en la que estén todas las partes implicadas. También es frecuente llegar a esa próxima reunión y no hacerlo porque no hay tiempo para ello, ni tampoco una ocasión en la que sea apropiado. La estructura de la reunión planificada por el organizador no deja lugar para que este tipo de comunicaciones sucedan, más allá del apunte, del mencionar que la necesidad de discutir el tema existe. La solución ideal para esta situación es organizar una reunión ad hoc a la que asistan sólo las partes implicadas y cuyo propósito sea la comunicación o discusión a llevar a cabo. Esta reunión debe estar planificada y estructurada para que esta comunicación o discusión tenga el lugar central. Es frecuente que producción no necesite asistir a esta reunión ya que lo que está siendo discutido no modifica fechas ni entregables, sino que concreta su naturaleza.

Es frecuente que a alguien empezando a trabajar no le gusten las reuniones. También es frecuente que esto se deba a que la mayoría de reuniones a las que esta persona asiste sean reuniones de producción, organizadas por otras personas y en las que se habla de temas que interesan a esas otras personas con una estructura diseñada por esas otras personas para favorecer a sus necesidades. Es frecuente que este tipo de reuniones resulten aburridas a la mayoría de los asistentes y que la mayor parte del tiempo se sienta desperdiciado. Un aforismo común dice que el 80% del tiempo del 80% de los asistentes a una reunión se desperdicia. Sin embargo, esta no es tanto una cualidad de las reuniones en general, sino la percepción que algunos tipos de trabajador tienen de algunos tipos de reunión. Es posible hacer reuniones a las que asistan dos o tres personas, duren poco y todo lo que se diga sea relevante para todos los asistentes. No todas las reuniones necesitan durar una hora. No todas las reuniones necesitan una decena o más de asistentes. No todas las reuniones necesitan salir en el calendario de los asistentes. Y, sobre todo, no todas las reuniones necesitan estar organizadas por producción. Esta forma de pensar en las reuniones es liberadora, ya que bien usadas pueden ser una herramienta muy útil para comunicar efectivamente y alcanzar consensos entre partes en conflicto. Herramientas de chat y (vídeo)llamada como

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o

ayudan a esto ya que facilitan organizar reuniones ad hoc entre pocos miembros en un momento. Al famoso (y muy cierto) aforismo de que hay reuniones que podrían ser emails se le puede dar la vuelta. Una larga discusión por email o chat perfectamente podría ser una reunión de 20 minutos, con 10 de preparación antes para planificar la estructura, entre las dos o tres personas implicadas, y ahorrar mucho tiempo, malentendidos y molestias a todos los implicados.